ビジネスシーンにおいて、名刺交換は初対面の挨拶と同時に行われる大切な儀式です。短時間で相手に好印象を与え、信頼関係の第一歩を築くためには、正しいマナーと所作が欠かせません。
1. 名刺は事前に準備し、すぐ取り出せる状態に
名刺は名刺入れに入れ、スーツの内ポケットや鞄の取り出しやすい場所にしまっておきます。名刺交換の直前に探す姿は相手に不安を与えかねません。枚数も余裕をもって持参しましょう。
2. 立ち上がって両手で差し出す
名刺交換は必ず立って行い、胸の高さで両手を添えて差し出します。名刺の向きは相手から読めるようにし、社名や氏名が指で隠れないよう注意します。渡す際は「〇〇株式会社の△△と申します。よろしくお願いいたします」と自己紹介を添えると丁寧です。
3. 受け取る際の所作
相手の名刺は、両手で丁寧に受け取りましょう。受け取ったらすぐに確認し、「〇〇様ですね。よろしくお願いいたします」と相手の名前を復唱することで、記憶に残りやすく、敬意も伝わります。名刺を受け取ったら、その場でしまわず、テーブル上の自分の正面に置きます。商談中はメモ代わりに肩書きや役職を確認でき、会話がスムーズになります。
4. 順序と位置関係のマナー
複数人で交換する場合は、役職や年齢に関係なく、自社の上司から先に相手の上席者と交換します。立ち位置も入口側が訪問者、奥側が迎える側になるのが一般的です。名刺交換の際に行ったり来たりしないよう、位置取りも事前に想定しましょう。
5. 名刺は相手の分身
名刺は相手の顔ともいえる存在です。受け取った名刺に書き込みをするのは失礼とされます。必要があれば、商談後にメモをとるよう心がけましょう。また、名刺を雑に扱ったり、財布やポケットに直接しまうことも避けます。
6. 複数人での名刺交換の順序
複数人の場合は、役職が高い者同士から順に交換します。
例えば【こちら：上司＋自分】【相手：社長クラス＋社員クラス】の2対2では、以下の順番がスムーズです。
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自社の上司 → 相手の社長クラス（最優先で交換）
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自社の上司 → 相手の社員クラス（必要があれば）
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自分 → 相手の社長クラス（上司と交換後）
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自分 → 相手の社員クラス
7. 海外での注意点
国や文化によって名刺交換の作法は異なります。特にアジア圏では、日本同様に両手で渡すのが一般的ですが、欧米では片手でラフに渡すことも珍しくありません。事前に文化を調べ、臨機応変に対応しましょう。
まとめ
名刺交換は形式的な儀式ではなく、ビジネス関係の入り口です。所作一つで印象が大きく変わります。相手への敬意を忘れず、丁寧かつスマートな交換を心がけることで、その後のコミュニケーションがぐっと円滑になります。小さなマナーの積み重ねが、信頼という大きな成果につながるのです。
